Po nawiązaniu kontaktu pomiędzy Instytutem a Zleceniodawcą ustalany jest przedmiot (zakres) ekspertyzy. Na tym etapie Zleceniodawca dowiaduje się:

• Ile wyniesie wynagrodzenie za opracowanie Opinii – zwyczajowo przyjęte jest, że wynagrodzenie dla wartości przedmiotu analizy (wartość robót, wartość zamówienia) nie przekraczających 500 000 zł brutto przyjmowane jest jako udział procentowy od wspomnianej wartości – zwykle jest to przedział od 3% do 5% tej wartości, jednak nie mniej niż 5000 zł brutto. W przypadku większej wartości przedmiotu analizy lub stałej współpracy z Instytutem, wynagrodzenie za wykonanie ekspertyzy ustalane jest indywidualnie. Ostateczna wycena kosztów ekspertyzy zależy od nakładu pracy i ilości ekspertów zaangażowanych w opracowanie opinii.
• Jakie obowiązują warunki płatności – w przypadku nawiązania współpracy po raz pierwszy z Instytutem warunkiem podjęcia współpracy jest wpłata opłaty inicjacyjnej, która wynosi od 30% do 50% całości wynagrodzenia. Przy stałej współpracy z Instytutem warunki płatności ustalane są indywidualnie. Za wykonanie czynności dodatkowych (badania, pomiary itp.) pobierana jest zaliczka w kwocie 100% wynagrodzenia dla tych czynności przed przystąpieniem do wykonania tych czynności.
• Jakie czynności ujęte są we wskazanym wynagrodzeniu – jeżeli grono Ekspertów uzna, że do opracowanie ekspertyzy konieczne jest wykonanie badań lub pomiarów lub innych czynności, które warunkują poprawne opracowanie ekspertyzy to Zleceniodawca powiadamiany jest już na początku o tych czynnościach oraz ich koszcie.
• Jaki jest czas wykonania ekspertyzy – czas wykonania zależy od dostępności czasu jakim dysponują członkowie zespołu eksperckiego – ekspertyzy wykonywane są zawsze w kolejności napływania z uwzględnieniem obowiązków prywatnych i służbowych Ekspertów. Średni czas wykonania ekspertyzy wynosi od 3 miesięcy do 18 miesięcy. Oczywiście skrócenie czasu wykonania wiąże się ze znacznym wzrostem wynagrodzenia za wykonaną ekspertyzę.
• Jakie dokumenty należy podpisać celem nawiązania współpracy z Instytutem – po akceptacji przez Instytut treści i zakresu ekspertyzy, Zleceniodawca podpisuje z Instytutem Umowę na opracowanie ekspertyzy
• Jakie dokumenty należy przygotować przy nawiązaniu współpracy z Instytutem – Zleceniodawca dowiaduje się jakie dokumenty należy przekazać do Instytutu, a mające wpływ na ustalenia (Umowy z kontrahentem itp.). Dokumenty przekazywane są w formie elektronicznej. Zleceniodawca na początkowym etapie opracowania Opinii ma obowiązek przekazać Instytutowi wszystkie dokumenty, które mają wpływ na treść ekspertyzy. W przypadku, jeżeli Zleceniodawca oczekiwałby uwzględnienia innych (dodatkowych) dokumentów w dalszych etapach pracy nad ekspertyzą, za zmianę zakresu Opinii Instytutowi należy się wynagrodzenie dodatkowe w kwocie nie mniejszej niż 15% pierwotnego wynagrodzenia za każdy przypadek „uzupełnienia” przez Zleceniodawcę dokumentów.

Po przeprowadzeniu analizy dokumentów oraz wykonaniu stosownych badań / pomiarów (jeżeli zostały zlecone i opłacone przez Zleceniodawcę), zespół Ekspertów opracowuje wstępną treść Opinii. Do opracowanej ekspertyzy Zleceniodawca może zgłosić uwagi celem wskazania, które z elementów ekspertyzy w jego ocenie wymagają głębszego wyjaśnienia.

W kolejnym etapie opracowywana jest ostateczna wersja ekspertyzy z uwzględnieniem (jeżeli zespół uzna za zasadne) uwag Zleceniodawcy. Tak opracowana ekspertyza bez podpisów zespołu przekazywana jest do Zleceniodawcy wraz z fakturą za pozostałą część wynagrodzenia.

Po dokonaniu płatności za ekspertyzę, jest ona wraz z podpisami członków zespołu eksperckiego przekazywana do Zleceniodawcy w ustalonej formie (drukowanej lub elektronicznej).